Erfolgsfaktoren, die Ihr digitales Event zukunftsweisend vorantreiben!

Vorbereitung, Kosten und Agilität sind nur drei unserer insgesamt sieben Erfolgsfaktoren, mit denen Sie als mittelständisches Unternehmen ein innovatives Event erstellen. Mit Hilfe einer speziell entwickelten Checkliste [1] wird Ihr digitales Event selbst zum Erfolgsfaktor. Durch attraktive Wissensvermittlung hat Zoom Fatigue keine Chance!

Dem heutigen globalen Trend von digitalen Veranstaltungen kann sich kaum einer mehr  entziehen. Bei Ihrem digitalen Event ist es grundsätzlich wichtig dem Wettbewerb einen Schritt voraus zu sein, sodass nicht die Großen die Kleinen eliminieren, sondern die Schnellen die Langsamen überholen.

Eine durchdachte Organisation sowie eine sinnvolle Aufgabenverteilung und eine effiziente Planung wirken sich positiv auf Ihre Mitarbeiterbelastung aus. Dementsprechend müssen elementare Erfolgsfaktoren berücksichtigt werden, um ein erfolgreiches digitales Event aufzustellen.

1. Informationen auswerten & nutzen - Durch eine nachvollziehbare Datenanalyse wird die Kostentransparenz und Datenauswertung ermöglicht. Auf der Grundlage von Big Data sollen enorme Datenmengen automatisch erfasst und systematisch analysiert werden. Mehr zum Thema Event-Feedback gibt es hier.
   Indikatoren: Kostentransparenz, Informationsverfügbarkeit, Analysemöglichkeit, Controlling Möglichkeit
   
   
2. Handeln Sie digital agil - Dies bedeutet flexibel, proaktiv und anpassungsfähig auf veränderte Marktsituationen zu reagieren. Gewähren Sie für die Bearbeitung von digitalen Event-Projekten Ihren Mitarbeitern in diesem Bereich vielversprechende Freiheiten, dies führt zu einem angenehmen Arbeitsklima. Agilität als neue Schlüsselkompetenz!
   Indikatoren: Räumliche, zeitliche und inhaltliche Flexibilität
   
   
3. Produkterlebnis durch qualitativen Content der Mehrwert schafft - Die Qualität des digitalen Contents muss besser sein als der Content in einer Präsenzveranstaltung. Die Qualität der Produkte und Dienstleistungen muss besonders in einem digitalen Kontext gezielt vermittelt werden. Durch den Einsatz von Softwarelösungen die Produktqualität anschaulich präsentiert, wird die User Experience positiv beeinflusst. Durch die Implementierung von VR, AR, Produktvideos und digitaler Interaktionen wird eine Möglichkeit geschaffen das Produkt oder die Dienstleistung trotz fehlender Präsenz zu erleben. [2]
   Indikatoren: Individualisierbarkeit und Parametrisierbarkeit, Integration technischer Tools und Softwarelösungen
   
   
4. Kosten entsprechend umschichten - Schaffen Sie mit dem frei gewordenen Budget einer Präsenzveranstaltung ein digitales Kommunikations-Highlight. Schon ein kleines Budget kann eine große Wirkung erzielen und sich langfristig auszahlen. Investieren Sie in technisches Equipment oder schulen Sie Ihre Mitarbeiter im  Hinblick auf digitale Events.
   Indikatoren: Einmalige und prozessuale Kosten
   
   
5. Interaktion mit Ihren Teilnehmern - Achten Sie bei Ihrem digitalen Event auf die richtige Kommunikation. Interagieren Sie mit Ihren Teilnehmern, hierfür können Gruppenchats, Audio- und Video-Teilnahmen genutzt werden. [3]
   Indikatoren: Live-Kommunikationsmedien (Ton und Video)
   
   
6. (Technische) Vorbereitung ist das A und O -  Neben einer organisatorischen Vorbereitung ist ein verlässlicher technischer Standard für ein digitales Event enorm wichtig. Diese sollten ebenfalls in einem Testdurchlauf auf Funktionalität geprüft werden. Mikrofone der Teilnehmer sollten ausgeschaltet sein, solange keine aktive Teilnahme gewünscht ist um Störgeräusche zu vermeiden. Weitere Informationen gibt es hier.
   Indikatoren: Stabile Internetverbindung, Qualität der Audio- und Videoübertragung, Visualisierung per Präsentation, Screen Sharing
   
   
7. Verantwortlichkeiten festlegen - Mindestens zwei Personen sollten Ihr Event leiten. Hierbei geht es nicht nur rein um die Vermittlung der Informationen. Vielmehr geht es um einen reibungslosen (technischen) Ablauf. Im Hintergrund sollte also stets der Chat betreut werden und ein Backup im Falle von technischen Störungen vorliegen.
   Indikatoren: Zuordnung der Verantwortlichkeiten, Backup-Mittel bereitgestellt

Studien unter der Lupe

“Digitaltag 2020” - Diese Studie behandelt die Veränderung der Einstellung zum Thema Digitalisierung nach dem Ausbruch der Corona-Pandemie. Jeder zweite denkt anders über die Digitalisierung. Während 32 % sagen, dass sie nun offener gegenüber der Digitalisierung sind, betonen  21 % eine kritische Haltung. Bei 44 % der 1005 Befragten (Personen in Deutschland ab 16 Jahren) gibt es keine Einstellungsveränderung. Außerdem geht aus der Studie hervor, dass 87 % der Befragten den digitalen Technologien positiv gegenüberstehen,  was Ihnen zeigt, dass eine digitale Veranstaltung während der Pandemie ein Schritt in die richtige Richtung ist. [4]

Die Studie „Anforderungen an die Veranstaltungswirtschaft 2030“ zeigt die Eigenschaften einer Veranstaltung der Zukunft. Mit  mehr als 3 Millionen Veranstaltungen und 393 Millionen Teilnehmern jährlich nimmt Deutschland als Tagungs- und Kongressdestination derzeit die Spitzenposition in Europa ein. Die Veranstaltungen der Zukunft sind geprägt von interaktiven Diskussionen, bei denen unterschiedliche und konträre Perspektiven auf ein Thema gegenübergestellt werden. Präsenzveranstaltungen sind durch räumlich verteilte Vorträge gekennzeichnet. Die meisten Veranstaltungen werden jedoch in einem hybriden Format abgehalten. Dieses ist gekennzeichnet durch verschiedene Veranstaltungstypen und Erlebnisebenen die zu einem neuen Veranstaltungstypus miteinander kombiniert werden. Darüber hinaus liegt ein weiterer Fokus in der Schaffung einer inspirierenden Arbeitsumgebung sowie auf einem kleineren Teilnehmerkreis, wodurch Sicherheit und die Kreation eines Erlebnisses im Vordergrund steht. Durch den Faktor Virtual goes real, werden zudem Interaktion und Erlebniswerte durch die Integration von VR und AR geschaffen. [5]

Chancenreiche Praxisbeispiele aus Zeiten der Corona-Pandemie

Die Plattform XING ist ein vielversprechendes Netzwerk für Berufstätige, Unternehmer, Akademiker und Wissenschaftler. In Fachgruppen beraten und treffen sich die User auf  XING-Events, die eigenständig organisiert werden können. Exemplarisch veranstaltet das Unternehmen humbee ein Zoom Meeting für kleine und mittelständische Unternehmen. In der Beschreibung ist im Vorfeld eine bestimmte Zielgruppe festgelegt und ein Ablaufplan zeigt die Themen, die für einen Erfahrungsaustausch sorgen. Eine bewusste Begrenzung von 12 Personen soll gewährleisten, dass ein reger Austausch stattfinden kann.

Mit unserer Checkliste zu Ihrem Erfolg

Unsere speziell konzipierte Checkliste für digitale Events sollte von Beginn an Ihr Begleiter sein. Von der Planung, über die Durchführung, bis hin zur Nachbereitung sind in dieser wichtige organisatorische Punkte aufgelistet. Details werden somit nicht vergessen und wichtige Faktoren können berücksichtigt werden. Mit der beiliegenden Checkliste können Sie als KMU sich bestmöglich auf Ihr digitales Event vorbereiten. Diese steht Ihnen als PDF-Download zur Verfügung, so haben Sie alle Steps im Überblick und können diese abhaken. [6]

5 Killer für Ihr digitales Event!

Eine Präsenzveranstaltung lässt sich nicht unmittelbar auf eine digitale Veranstaltung projizieren. Eine offensichtliche Kehrseite ist die Gefahr eines Zoom-Fatigue, benannt nach dem bekannten Anbieter für Videokonferenzen. Zoom-Fatigue? Nein - Danke! Sorgen Sie bei Ihrer digitalen Veranstaltung für ausreichende Pausen, Abwechslung und genügend Interaktion. Der technische Umfang des digitalen Events muss an das Thema, die Branche und der Event-Art angepasst sein. Überfordern Sie Ihre Teilnehmer vor allem während des Events nicht mit zu vielen Angeboten. Die Fokussierung auf den inhaltlichen Content sollte nicht verloren gehen. [7]

Ein weiterer Punkt liegt in der technischen Komplexität und der damit verbundenen Sorge vor mangelnden Datenschutz. Hierbei besteht Aufklärungsbedarf Ihrerseits bei den Teilnehmern. Eine weitere Komplikation könnten fehlende technische Fähigkeiten der Teilnehmer sein. Oftmals sind diese einer mangelnden persönlichen Interaktionen geschuldet. Für die Veranstalter einer ersten digitale Veranstaltung fallen hohe Beschaffungskosten, vor allem für das technische Equipment, an. Dieser Kostenpunkt sollte nicht unterschätzt werden. [8]

Aufgrund der fehlenden Präsenz, bleibt die Vergabe von Give Aways aus. Damit fehlt auch der bleibende Eindruck und die positive Auswirkung auf das Denken und Handeln. Außerdem fällt die haptische Begutachtung der Produkte weg und somit ein großartiges Produkterlebnis. Bieten Sie Ihren Teilnehmern mit Augmented Reality, Virtual Reality oder Produktvideos die Möglichkeit die Produkte zu erleben. [9]

Unsere 3 Key Takeaways für Ihr digitales Event!

Wir raten Ihnen, unsere Checkliste zu verwenden! Besonders bei einer digitalen Veranstaltung, die vielleicht sogar Ihre erste ist, ist es wichtig strukturiert vorzugehen. Bei einem neuen Konzept fällt es einigen KMU teilweise schwer den richtigen Anfang zu finden. Die Checkliste gibt einen perfekten Roten Faden vor, um eine zukunftsweisende Veranstaltung durchzuführen.

Unter Einhaltung der Erfolgsfaktoren schaffen Sie sich bahnbrechende Möglichkeiten einer digitalen Veranstaltung. Das Zusammenspiel der unterschiedlichen Indikatoren bringt Ihnen einen Mehrwert für Ihre Dienstleistung oder Produkte.

Bleiben Sie dran, denken Sie positiv!
Es geht nicht darum, was Ihnen widerfährt, sondern wie Sie damit umgehen. Lassen Sie diese Worte auf sich wirken und nutzen Sie die Chancen der Digitalisierung. Bleiben Sie dran und verschaffen Sie sich Ihren Wettbewerbsvorteil.

Verfasser:  Adnan Smajilovic, Lena Sudbrake, Merle Teckentrup

Quellen

[1] Holzapfel, J. (2020, 18. August). Virtuelle Events organisieren: Die ultimative Checkliste. Event Tech Partner. https://event-tech-partner.com/virtuelle-events-organisieren-die-ultimative-checkliste/. Zuletzt aufgerufen am 16.12.2020

[2] Thomas,O. & Ickerott, I. (2020). Smart Glasses: Springer Gabler

[3] Coppeneur-Gülz, C & Rehm, S. (2018).Event-Resource-Management mit digitalen Tools: Springer Gabler.

[4] Bär, D. et al. (2020, 16. Juni). Digitaltag 2020: Gemeinsam digitale Teilhabe fördern. https://digitaltag.eu/sites/default/files/2020-06/Pr%C3%A4sentation%20Digitaltag-Auftakt-PK%2016%2006%202020_Webseite_Studie_final.pdf. Zuletzt aufgerufen am 16.12.2020

[5] Dopple, J. et al. (2017) Zukunft ermöglichen.Anforderungen an die Veranstaltungswirtschaft 2030. https://degefest.de/wp-content/uploads/2017/01/Anforderungen-an-die-Veranstaltungswirtschaft.pdf. Zuletzt aufgerufen am 16.12.2020

[6] Frauenhofer-Institut (2020). CHECKLISTE FÜR DIGITALE MEETING-TOOLS. https://www.athene-center.de/fileadmin/content/PDF/Checkliste-Datenschutz-Konferenzsysteme-FraunhoferSIT.pdf?_=1589355162. Zuletzt aufgerufen am 16.12.2020

[7] Knoll, K. (2017). Veranstaltungen 4.0 Konferenzen: Messen und Events im digitalen Wandel: Springer Gabler (S. 182 ff.)

[8] Zanger, C. (2020). Events und Messen im digitalen Zeitalter: Springer Gabler

[9] Löschke, R. (2020, 20. April). Online-Events planen: So geht’s. Marketing-Wissen. https://www.marketingblog-mittelstand.de/2020/04/20/online-events-planen-so-gehts/. Zuletzt aufgerufen am 16.12.2020